大学職員の転職対策で悩んでいます。
大学職員って情報が少ないので、掴みどころもなくてモヤモヤしてます。
面接対策って、民間企業と同じような感じでいいんでしょうか？
具体的な状況が知りたいです。
そんな悩みにお答えします！
大学職員の面接対策
大学事務組織の状況
いきなりですが、大学の事務組織は、どうしようもないくらいに保守的な文化だということは知っていますか？
その理由は簡単で、大学経営は教員組織が行うものだから、そして事務組織、つまり職員はその決定事項を機械的に実行するだけだからです。
経営パート（教員組織）が決めたことを、事務方（事務組織）が今風な改革主導でイノベーションを引き起こす、といった空気感は大学の事務組織では育ちようがありまません。
大学事務組織に求められるスキル
職員組織はそんな社風なので、言われたことを言われた通りに処理するだけ、そういったスキルが求められるのが大学職員。
とすると、面接の際に応募者の適性を判断するポイントも、自ずとその視点で判断することになります。
具体的には、
- きっちりと、
- 堅実に、
- 当たり前のことを高いレベルで当たり前にこなせる能力
面接官はこういった視点であなたの採否を判断します。
具体的な面接対策-1
例えば面接で
（応募者）「貴学の建学の精神が〜」
などと発言するようではその時点でアウト。
「貴学（きがく）」という表現は文語、つまりESや履歴書上での表現ですよね。
口語、つまり面接では「御校（おんこう）」と表現するのが「当たり前」ですよね。
大学職員に求められるコンピテンス
もう一度繰り返します。
- 「きっちりと」
- 「堅実に」
- 「当たり前のことを高いレベルで当たり前にできるタイプなのかどうなのか」
こういった適性の有無が、大学職員には必要。
なので「御校」と「貴学」の言葉の操り方ひとつとっても、その応募者に大学職員としての適性があるかないかの印象に強く影響することになります。
当たり前のことを当たり前にできるということは、結構努力レベルは高くて大変なことです
具体的な面接対策-2
例えば、服装や髪型、アクセサリーなども同じです。
- 「髪を若干明るい色に染めたままでも面接って大丈夫でしょうか？」
- 「ボタンダウンのシャツで面接大丈夫でしょうか？」
などの疑問について、悩んでいる時点で大学職員としての潜在適性は厳しい状況です。
理由は同じです。
堅実できっちりとしたタイプなら、
- 「就活の常識を」
- 「当たり前のように」
実行するべきだからです。
つまり、堅実に就活の方程式に乗せるなら、
- 黒髪で
- 白無地のビジネスYシャツ
を選択することが最も保守的でオーソドックス。
大学職員を目指すならそれが「大」正解なのです。
一般企業とは大きく異なる面接対策
- 多少、髪が明るくても支障ない
- フレアのスーツでも最近は問題ないらしい
といった感覚は、確かに民間企業には当てはまりますが、こと大学職員には当てはまりません。
大学職員の場合は、個性を出して、時代の先導者になれる様なポテンシャルを持つ人材は不要。
きっちりと、堅実に、正統派の就職活動のルールに乗せて、保守的に攻めるのが正解なのです。
面接対策の方向性
ということで、このあとのチャプターでも、大学職員に求められる根本適性をベースに置いて色々とトピックを紐解いていきます。
そうすることで、これまでモヤモヤと掴みどころがなかった大学職員の面接対策が、クリアな課題として抽出されてくるはず！
この記事は、Sランク私立の大学職員経験者が18年間の勤務経験を交えながら大学の内部事情を語っています。
この記事の内容
大学職員のエントリー事情
大学職員の応募者の状況
まずは面接の前提となる、応募者の状況から見てみましょう。
私がいた大学での職員中途採用の状況は次のとおり。
中規模以上の大学であれば大体同じような状況です。
この状況で内定を目指します
書類通過の状況
書類選考の通過率は概ね4人に1人、大体25％程度だと思ってください。
書類選考にあたっては、人事部の現場職員が手分けをして判定します。
そのときの状況は次の通り
手分けをして書類判定をする際、限られた時間の中で人事部の職員が文字通り「ガ〜っと」書類に目を通します。
そして、
- 書類の書き方とビジネスマナーをきっちりとおさえている
- 分かりやすい内容になっている
- その上で、ちょうどいい文量で埋められている
といった書類であれば、一読しただけでその書類を「合格ボックス」に入れます。
「ちょうどいい文量」とは、入力欄に対して大体8割〜9割のイメージですね。
逆に、
- 書類の書き方やマナーなどの基礎的な部分が理解できていない
- もっともらしいフレーズが散りばめられているだけで、何を言っているのかわからない
- それに加えて、文量が多すぎる
といった書類は、同じく一読しただけで「不合格ボックス」に入れます。
書類審査の現場でのポイント
こういった書類選考の現場の状況を考えると、以下のポイントが重要になってきます。
採用担当者が書類選考を行う際、じっくりと腰を据えて書類の内容を吟味する、といったことはやっていないという点がポイントです。
その理由は、
- 一読しただけで読みやすいと思わせる文章作成能力が、大学職員の実務で必要だから
- 時間的にも労力的にも、全ての書類を吟味して読むことは、人事部として物理的に不可能だから
この2点に集約されます。
そんな感じで判定していると、大体4人に1人の割合で「合格ボックス」行き、という結果になります
書類通過のコツ
この様な状況をみてわかるとおり、書類選考の通過は実はとても簡単です。
その理由は、職務経歴書の書き方や、ビジネスマナーなどの形式面を徹底的に整えて書けば、それだけで他者よりも圧倒的優位な書類になるからです。
他の多くの方々は、驚くほどに、本当に驚くほどにこの基本的な点ができていません。
応募者の4分の3くらいのESは、当たり前の就活ルールが守られていない書類なのです。
とはいえ、民間企業の場合はキラキラした個性が出ていれば、逆にそれで通過する確率が上がるはずですね。
しかし大学職員はそれとは真逆。
大学職員の選考書類作成にあたっては、当たり前の就活のルールを、地味ながらも完璧にこなすことで、焦点がズレている他の応募者よりも相対的に優位に立つことができます。
この状況をよく理解して職務経歴書の書き方や、ビジネスマナーなどの方程式を当てはめて書きましょう。
その上で、シンプルで分かりやすいエントリーシートを作成してください。
採用担当者は、300件にも及ぶエントリーシートを限られた時間内で一気に読んでいます。
たった一読されたその後に「合格ボックス」に入れてもらうためには、
- 洗練されたビジネス文書
- 読みやすく、分かりやすい文書
この2点を洗練させれば十分です。
そして、それができていない人が大半なのです。
大学職員の一次面接の状況
一次面接の担当者は現場職員
さて、書類が通過すれば、一次面接です。
その際、面接官を担当するのは、実際に現場で活躍中の20歳代後半から30代後半くらいまでの若手・中堅職員。
全員が、人事部からの打診を受けて、面接当日に集まって面接官を担当する現場職員です。
そして私の経験上、大学職員の一次面接官としての仕事は、大変でもあり、楽でもあります。
一次面接の面接官が大変な理由
面接をする側が大変だと思う理由は、一次面接レベルまでだと、同じような応募者ばかりと面接しなくてはならないから。
では「同じ様な応募者」とはなんなのでしょうか。
面接官は、1日に10人ほどの応募者と面接をします。
一人一人真剣に向き合うものの、正直5分も経つと、
「あぁ、またこのタイプか・・・」
と残念な印象になるパターンが7割以上。
もちろん不合格となる流れですね
志望動機がありきたりな上に、やりたい仕事、配属希望の部署、職員としてのキャリア観、等々までもが地に足がついておらず、明らかな準備不足な方ばかりだからです。
10人中、7人くらいがそういった感じ。
（面接官）「これ以上面接を進めても合格はないな・・」
と面接官は心のどこかで思いながらも、面接を最後まで続けなくてはならいという心的負担を、10人中7人の割合で繰り返しているというのが実態です。
一方、面接官としての仕事は楽でもあります
一次面接の面接官が楽な理由
理由は簡単で、一次面接レベルで合格者の見極めで迷うことがないからです。
話し始めて、面接の中盤くらいにかかった頃には、
（面接官）『あ、よく研究してきてるな。本気で志望してくれているね。』
という「印象が」、会話を通してクリアに出来上がるからです。
即決で合格です。
悩ましい合否判断はほぼゼロ。
面接官同士の意見が割れることもほぼありません。
面接終了時に、その場で合格判定を記入できています。
一次面接に通過する方法
上を見ての通り、応募者が就活対策にかけてきた努力は、面接という対話の場ではほとんど裏切ることがありません。
就活対策にかけてきた努力とは、情報収集の努力とも言い換えられます。
それは、大学職員の役割や、職員に求められる資質の理解度などのことですね。
ここがしっかりとしている応募者からは、話していて明らかに地に足がついた印象を受けます。
つまり、仕事研究や情報収集に人一倍時間をかける戦略が最も重要
一次面接「後」が本当の選考【ただし倍率は低い】
そして民間企業とは違い、大学職員の場合は一次面接をクリアすれば内定まであとわずか。
一次面接の通過時点で、大体残り30名ほどに絞られた感じになります。
繰り返しになりますが、ここまで残ることは、民間企業などと比べると比較的簡単です。
ただし、対策に要する本気度、そしてそこにかける多くの時間などが絶対条件であることは大前提。
そして、運や相性が伴う本当の選考はここから先、二次面接以降が大学職員の転職活動での本当の戦いの場になります。
では続いて二次面接について！
大学職員の二次面接の状況
二次面接の一般的な概要
二次面接の時点で、応募者は残り30人ほどに絞られています。
そして二次面接で、その30人から15人ほどに絞られることになります。
面接時間は30分程度。
面接官は2〜3名。
年代は40歳後半〜50歳くらいの課長クラス。
平日の夕刻以降か（18:00とか）、土曜日の日中に実施されることが多いですね。
ここを通過して15名の枠に入ると、ほぼ内定です。
次の最終面接（役員面接）は、実質、意思確認のような「面談」です
二次面接の内容
面接自体は形式的な質問から始まります。
自己PR、志望動機、ESに沿って面接官から質問、といった感じです。
なぜ転職を考えているのか、といったことも聞きます。
面 接 時 の ポ イ ン ト
こういったありきたりな定型の質疑応答では、新卒学生のようにクドクドと話し過ぎないことがポイント。
結論→理由→裏付けとしての具体例→再び結論、
といった感じで、端的かつクリアに答える能力が試されているものと思ってください。
理由は、まずは挨拶程度のウォームアップ会話といった位置付けだからです。
大人感のある、余裕を持った互いのウォームアップ導入であることを意識してください。
逆に、意気込んで詳しく説明しようとすればするほど、面接官側のペースが乱れます。
面接は、中盤を過ぎたあたり、非定型の質疑応答になったところが重要ポイントです。
序盤の「流し程度」の定型質問で長々と話すことは避けましょう。
あれもこれもと「話し切れた！よしっ！！」などと思った時ほど、一方的になっていることに要注意です。
クドいコメントはコミュニケーション能力が疑われる典型例です。
二次面接の裏事情
一次面接の感想を聞かれることも
いきなり一次面接の感想を雑談風に聞かれることもありますので一応考えておきましょう。
面 接 時 のポ イ ン ト
コツとしては、一次の面接官の名前や所属部署名などを覚えておきましょう。
その具体名を出しつつ応えるだけで、かなりの大人感が出せるはず。
「限られた時間でしたが、一次面接では大学事務の奥深さを教えていただき、さらに職員への希望が増しました。
特に面接官だった学事部の山田さんがおっしゃっていた御校の国際経営学部の文科省への学則届出業務が、まさに事務の腕の見せ所であることを知り、その後は文科省の高等教育局のホームページでも他の大学の状況などと比較しながら関心を持って見るようになりました。」
といった感じなら、
- 具体的であり、
- 簡潔であり、
- その大学へのラブコールも感じられ、
出だしとしてはいい感じだと思います。
「具体的」とは、マーカー部のフレーズのことです。
結論→理由→具体例→再び結論、という流れ、端的に応えること、これらも意識しましょう。
面接官の引継ぎ
面接官は引き継ぎを行っています。
一次の面接官は、
- あなたを一次で評価したポイント
- 一次で疑問に残ったポイント
- 一次で質問できなかった内容
などを、細かく二次面接担当者に向けてコメントを入れています。
それを見て、二次面接は行われています。
1〜3について、自分なりに一次面接の振り返りと分析を十分に行って対応に備えましょう。
一次面接との違い
二次面接では、自己PRや志望動機以上に、人物面や職員としての適性の面を深く見られます。
そのため、職員という組織文化をよく理解し、その文化にいかに自分が適合するか、といった観点でコメントをしていきましょう。
面 接 時 のポ イ ン ト
例えば、
「学生生活がより良いものになるように、学生目線に寄り添いながら、私の長所であるリーダーシップを活かして様々な改善案を提案したいと思っています。
例えば、私が学生の頃は、自習室が少なく荷物を保管できるようなロッカーもなくて不便を感じていました。
そのような改善策を一つでも多く提案して学生の役に立てるような職員を目指したいと思います。」
といったようなコメントは、大学職員が裏方業務であることを認識できていない典型的なNGコメントです。
一方、
「組織の事務運営を不備なく実行させることが職員の役割であると聞いております。
例えば御校の学生支援センターの業務なら、表には見えない会議の事務運営や、委員の先生方に学生規定を正確に説明することなどの調整業務こそ、堅実で慎重な仕事が求められるのではないかと考えています。
そのようなまさに裏方の場で自分の長所である堅実な点を活かすことができれば、職員組織に貢献でき、また、結果として、その先にいる学生たちのキャンパスライフも安定させることができるのではないかと思います。」
といった感じであれば、職員像を理解できている好印象なコメントだと思います。
コツとしては、「夢」を語っているようなコメントにならないように意識すればよいです。
ポイントとして、上のマーカー部、「規定」や「学内調整」といった言葉は、現場職員にとって非常に馴染みやすいキーフレーズ。
面接中、2〜3回以上使っても大丈夫です。
その他、
- 大学のことを「高等教育機関」
- 先生方のことを「教員組織」
- 会議体のことを「決済機関」
といったフレーズを使うと、現場感覚としては日常用語ですし、かつ、応募者が使ってもハッタリ感はありませんので、積極的に使うと効果的です。
二次面接でのテクニック
次のポイントは最も重要なポイントです。
その大学について時間をかけて調べてきたことを、さりげなく、要所要所に入れ込んで下さい。
面接官の質問に対して、具体的なキーワードを交えながら答えていくだけで、熱意はじわじわと伝わります。
面 接 時 の ポ イ ン ト
具体的なキーワードとは？
例えば、
- 「8つの学部がそれぞれ〜」と、数字で正確に表現する
- 「約15,000人の学生を〜」と、具体的に表現する
- 「社会経済研究科が〜」と、大学院の正式名称をクリアに表現する
- 「学費収入が250億円にのぼる〜」と、数字を明確にして話す
等々のことです。
その他、
- 主要キャンパスの場所や正式名称
- 付属小中高等学校の場所や名前
- 主要事務組織の名称（総務「部」なのか総務「課」なのか、「学生部」なのか「学生支援センター」なのかetc.）
- 学長の名前、建学の精神、創立者のフルネーム
なども駆使しましょう。
この程度のフレーズは理解とは関係ありません。
単に覚えるだけです。
それをアウトプットするだけで一気に面接官が受ける印象が変わります。
自分の大学のことを正確に話してくれるだけで、微妙に嬉しくなるのが面接官側の心理状況だからです。
これらを具体的に散りばめて話しているだけで、本当に他の応募者とは全く違った好印象を持たれます。
また、これらはまさにその大学でしか使えないコメント。
他の大学で使い回すことができないコメントだからこそ、本気度は伝わります。
しかも、引き出しが多ければ多いほど、面接を通して何パターンも連続して使えます。
これが面接のキモです。
特に面接の中盤以降で使いましょう
もう一つのテクニック
- 大学職員はどういう仕事をしているのか、
- そしてどういった適性が求められているのか、
を的確に理解していると思わせられるようなコメントがあれば好印象。
面 接 時 のポ イ ン ト
職員の仕事内容について、» こちらの記事⬇︎でいろいろ仕事内容などを紹介しています。
大学で働くということがどういうことなのか、その骨格を適切に認識しておきましょう。
認識が浅く、的外れなコメントが続くと、その時点で即不合格の烙印が待っています・・・
特に志望動機や職員になって実現したいこと、などを答えるときに、準備不足を露呈するようなコメントはアウトなので、十分に対策を練っておきましょう。
ここでいう「準備不足を露呈」とは、表面的でどこの大学にも通用するようなコメントのことです。
または、何の根拠もない、単なる夢を語るようなコメントも同様に厳しいジャッジにつながります。
大学職員は、事実と根拠の積み上げで、冷静で現実的なコメントをすることが求められる職種。
感性やヒラメキが求めらる民間企業の採用とは真逆であることを今一度認識しておきましょう。
まとめ
大学職員に求められるスキルをよく理解できれば、後はそこに向けて面接対策をしていくだけです。
その方向性さえ誤らなければ、二次面接まではあっけないほど簡単に到達できるはず。
この記事では、その方向性を理解できるような仕組みで項目を挙げてきました。
逆に、なかなか一次面接を通過できないといった失敗経験のある方は、方向性というコアな点を今一度見返して、そして課題と対策を抽出してみてください。
そのために、こちらの記事⬇︎も参考になるかもしれません。