大学職員の入試課の仕事内容【意外とITスキルが必要、その他、就職活動に役立つ視点で現実解説します】

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やる気がある人のイラスト大学職員を目指しています!

 

業界・仕事研究は着実に進めています!

 

でも、もっと採用に直結する現実的な情報が欲しいですっ!

 

 

そんなあなたは是非この記事を読んでください!

 

この記事で紹介するのは大学職員の「入試課の仕事内容」。

これは、一般の人でもイメージをしやすい仕事内容の一つですね。

それだけに、他の応募者とも差が出にくい面接ネタかもしれません。

 

そこでこの記事では、

 

 

  • オーソドックな仕事紹介「以外の」内容で、
  • 一歩踏み込んだ視点に着眼し、
  • 面接に役立つ形で、

 

そんなスタンスで大学職員の入試課の仕事内容をお届けします!

 

早速、順を追って見ていきましょう!

 

この記事の内容

 

 

大学職員の入試課の仕事内容

さて、誰もが経験した大学入試。

その入試期間中は、大学全体に最も緊張感が漂うシーズンです。

職員だけでなく、教員も一緒になって入試事務に集中する時期。

そんな中で、文字通り中心的な役割を担うのが入試課です。

 

まさにその時期は入試課が大学の中心的存在となります

 

大学職員の入試課の仕事内容【1】ITスキルが必要

出願処理

シーズン中、職員は受験生全員の出願書類を隅から隅まで、朝から晩までチェックします。

そして受験資格や提出書類の不備がゼロになるまで、数千・数万人規模の書類を処理。

 

完璧に処理

極限まで「公平性」を意識するのが入学試験。

そのため、軽微な書類不備だからといって「大目に見る」という処理は一切ありません。

 

ITを駆使

そしてもちろん、Web出願が前提となっているため、システムを使って大量のデータベースを操作して上記の作業を行います。

なので、作業には、基礎的な、あるいはそれ以上のITスキル(PCスキル)が必須。

 

また、出願者のデータ統計をとって、翌年以降の入試改革の分析作業も日常的にあります。

意外かもしれませんが、大学職員でVBAやマクロを使ったプログラムを組める人は多いです。

 

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とはいえ、未経験でも尻込みする必要はありません。

前向きな姿勢で、基本的なITリテラシーを備えていれば大丈夫。

学べば吸収できるポテンシャルさえ持っていれば、実務を通してすぐに追いつけます。

 

面接でポテンシャルを伝えるためのコツは次のような感じ

 

 面 接 時 の ポ イ ン ト 

 

入試課に限らず、大学職員とPCスキルは切っても切り離せない深い関係性があります。

 

面接では以下のような感じで、あなたが備えているITスキルを具体的にアピールするといい感じです。

 

  1. Word ; データ、図版挿入を含む分析資料作成
  2. Excel ; 関数、ピボットグラフを用いたリスト作成、フォーマット作成
  3. Power Point ; 企画書、説明資料、会議資料作成
  4. Access ; クエリ操作、データ抽出
  5. Web ; HTML・CSSのコーディング、JavaScriptによるプログラミング

 

あくまで基礎編のイメージですね。でも、具体的に表現することが重要です。

 

大学職員の入試課の仕事内容【2】セキュリティ意識が必要

さて、ITスキルとは別の側面を見てみましょう。

 

厳重管理体制

まずは試験問題について。

これは最重要秘密書類として「そこまでやるのか」というくらいの厳重な保管体制が取られます。

問題作成者の情報なども絶対に漏れないように、細心の注意を払いながらの業務。

 

確認の繰り返し

試験問題が入っている金庫のように頑丈で重いケース箱が、数百個に及ぶことも珍しくありません。

それを専任職員が施錠・開錠して、繰り返し確認作業を行います。

声を出しての読み合わせや、三重・四重の人的チェックも延々と続きます。

 

アナログな仕事ですね

 

肉体作業

そのケース箱を数百個、積んだり下ろしたり、運んだり戻したり、結構な肉体労働が続きます。

秘密書類扱いなので、アルバイトや嘱託職員に委託するわけにはいきません。

 

 面 接 時 の ポ イ ン ト 

 

入試課に限らず、地味で非効率な事務作業や肉体労働は、大学職員には多くつきまといます。

 

一方で、最初に見たように、IT化・システム化によって高度に合理的な仕組みを取り入れているのも事実。

 

民間企業のように、何でもかんでも合理主義で改革を実行しているわけではない状況が読み取れますね。

 

合理化が難しく「人海戦術」が求められる領域は、まだまだ大学内には多く残っています。

 

その領域での業務遂行が求められるのも大学職員の重要な役割。

 

(面接官)「大学職員になったら、あなたはどのように活躍できますか?」

 

といった質問などがあった場合などは、そういったデジタルとアナログのバランスが重要であることを認識しつつ応えられれば、大学職員の立ち位置を理解できており、面接官にも良い印象を与えられます。

 

 

 

大学職員の入試課の仕事内容【3】試験本番に向けた事務作業

受験生対応の仕事内容

試験本番に向けた事務作業、これも結構大変です。

例えば、

  • 試験会場・教室のセッティング
  • 受験生誘導のシミュレーション
  • 電車遅延の場合の対応マニュアル作成

 

など、万全の体制を整えるための事務作業が山のように発生します。

 

学内向けの仕事内容

受験生向けの対応だけではありません。

  • 学内の試験監督者の手配
  • 試験監督マニュアルの作成
  • 試験後の答案運搬ルートの確保と厳重管理マニュアル作成

などにも追われます。

 

大学職員の入試課の仕事内容【4】後ろ向きの業務スタンス

地味な裏方業務

ここまで見てきたとおり、入試課の仕事内容は100%事務仕事です。

何か価値を生み出すといった企業的発想とは無縁。

ひたすら黒子的な裏方業務を積み上げるだけの地味な仕事です。

 

社会的責任

ここまで地味な理由は、ほんの少しでもミスをすると受験生の将来を大きく左右することになるからです。

大学入試は、10代の若者の人生の岐路を預かる社会的責任がある重大業務。

入試はそんな位置付けだからですね。

 

仮に出題ミスなどがあったらどうでしょう。

マスコミなどで大きく報道され、責任者が謝罪会見を開き、会見コメントでは揚げ足を取られ、さらにその火消しに追われるなど、延々と対応が続きます。

 

入試課の仕事内容の使命

このような事情から、入試課の仕事の使命は「ミスをしないための仕事」。

その1点のみです。

ミスをしないためなら時間もコストもかけ続ける。

そんな風に、極めて後ろ向きな業務スタンスとなります。

 

大学職員の入試課の仕事内容【5】前向きな業務

入試説明会

とはいえ、入試オフシーズンに入ると、今度は全国都道府県への出張業務が発生します。

いわゆる入試説明会に参加して、全国各地で入試広報を行うわけですね。

 

全国各地を廻る

入試説明会の仕事内容は、大学関係の合同イベントに自大学もブースを出して、受験生の相談に乗る係員、といったような感じです。

様々な都市を巡ることになるので、この手の出張は、仕事とは別の側面でテンションを上げる職員も結構多いです。

 

仕事さえ終われば、後は出張先で自由行動が取れるからですね

 

海外での入試説明会

この入試説明会は国内だけではなく、留学生の確保も重要ですので、海外でも頻繁に行われます。

そのため、語学力がある入試担当職員は、海外出張の機会が多くなるのも特徴です。

 

大学職員の中で入試課は花形部署

理想の職員像を理解

大学にとって入試の重要性は極めて大きいもの。

そのため、どの大学でも入試関係の部署には職員の中でもエース級の人材が配属される傾向にあります。

エース級とは、言い換えると上の例に挙げたように慎重で堅実な職員ということになりますね。

決して民間企業で求められているような、イノベーティブで改革意識が強く、どんどん新しい価値を生み出せるといった人材が求められているわけではありません。

 

仕事内容を理解できれば面接対応につながる

 

 面 接 時 の ポ イ ン ト 

 

面接で入試課の仕事の話題になったときは、

 

「時代に合った入試改革を提案して受験生をもっと増やし、大学の知名度をあげることに貢献したいです。」

 

 

といった感じのコメントをしても、実際の職員業務とは何の関係もないことを理解して面接にのぞみましょう。

 

逆に、

 

「各学部や先生方が入試改革などで受験生の確保に懸命に励んでいることと思います。

 

そういった先生方の努力が具体化できるように、私の売りである慎重で几帳面な点を存分に活かして、一切のミスが生じないように事務面で貢献したいと思います。」

 

 

といった感じであれば、職員像をよく理解できている高評価のコメントになります。

 

 

 

入試課に限った話ではありませんが、よく見られる「ポイントがズレているコメント」は以下のとおり。

 

  • 入試改革に関わりたい
  • 国際化に貢献したい
  • 研究費獲得のルート開拓をしたい

 

これらは企業的な発想がベースになっています。

 

大学の場合は、それらは教員がやること

 

大学職員を目指す場合は、どんな切り口の質問に対しても、あくまで職員力の延長線上に乗せてコメントすることがコツです。

 

職員力とは、慎重かつ堅実に事務を遂行できるタイプのことでしたね。

 

 

大学職員の入試課の仕事内容の【まとめ】

以上、入試課の仕事内容を面接に役立つような形で紹介してきました。

入試課の仕事内容の理解はとても重要です。

その理由は、入試は世間一般にイメージしやすいだけに、面接でも話題に出しやすいから。

そこで注意したい点は「ポイントがズレたコメント」や、誰でも応えられるような表面的なコメントをしてしまわないことです。

 

 

入試のように誰でも馴染みやすい話題を出すときの面接官の質問意図は、

 

「どれくらい大学職員のことをわかっているか」

 

をチェックする点にあります。

 

 

応えやすい話題になった時こそ、上で紹介したように「ポイントがズレたコメント」をしてしまわないように意識して臨みましょう。

 

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