入試課の仕事内容は、一般の人でもイメージをしやすい仕事内容の一つです。
それだけに、なおさら他の応募者と、
差を付けやすい面接ネタになり得ます。
この記事では、
- オーソドックな仕事紹介「以外の」内容で、
- 一歩踏み込んだ視点に着眼し、
- 面接に役立つ形で、
そんな視点で大学職員の入試課の仕事内容をお届けします！
早速、見ていきましょう！
元大学職員のAI(あい)です！教務、国際、研究支援、経理、人事、学長室、と経験して20数年。早期退職を利用して引退。大学職員としての経験談を公開中！
大学職員の入試課の仕事内容
多くの人が経験した大学入試。
その入試期間中は、大学内部は最も緊張感が漂うシーズンです。
事務職員だけでなく、教員も一緒になって入試業務に集中する時期。
そんな中で、文字通り中心的な役割を担うのが入試課です。
まさに、この時期は入試課が大学の中心的存在になります。
大学職員の入試課の仕事内容【1】ITスキルが必要
出願の処理
シーズン中、職員は受験生全員の出願書類を隅から隅まで、朝から晩までチェックします。
そして受験資格や提出書類の不備がゼロになるまで、数千・数万人規模の書類を処理。
完璧に処理
極限まで「公平性」を意識するのが入学試験。
そのため、軽微な書類不備だからといって、
「大目に見る」
という処理は一切ありません。
大目に許してしまうと、時間をかけてきっちりと書類を整えてきた受験生と不公平になるからです。
ITを駆使
そしてもちろん、Web出願が前提となっているため、大量のデータベースを操作して、作業を行います。
となると、業務には必然的に、
基礎的な、あるいはそれ以上のITスキル（PCスキル）が必須です。
また、出願者のデータ統計をとって、翌年以降の入試改革の分析作業も発生します。
大学職員は、VBAやマクロはもちろん、プログラムを組める人は多いです。
とはいえ、未経験でも尻込みする必要はありません。
前向きな姿勢を持っていれば大丈夫。
学べば吸収できるポテンシャルさえ持っていれば、じっくりと経験を積ませてくれるのが大学事務組織の雰囲気です。
このポテンシャルを伝えるのが面接時のコツです。
入試課に限らず、大学職員とPCスキルは切っても切り離せない関係があります。
面接では以下のような感じで、備えているITスキルがあれば、具体的にアピールするといい感じです。
- Word；データ、図版挿入を含む分析資料作成
- Excel；テーブル管理、構造化参照、ピボットグラフを用いたリスト作成
- Power Point；企画書、説明資料、会議資料作成
- Access；クエリ操作、データ抽出
- Web；HTML・CSSのコーディング、JavaScriptレベルのプログラミング
具体的に表現することがポイントです。
大学職員の入試課の仕事内容【2】セキュリティ意識が必要
続いて、ITスキルとは別の側面を見てみましょう。
厳重管理
まずは試験問題について。
これは、最重要秘密書類として、
「そこまでやるの！？」
というくらいの厳重な保管体制が取られます。
問題作成者の情報なども絶対に漏れないように、細心の注意を払いながらの業務です。
確認の繰り返し
試験問題が入っている金庫のように頑丈で重いケース箱が、数百個に及ぶことも珍しくありません。
それを専任職員が施錠・開錠して、繰り返し確認作業を行います。
声を出しての読み合わせや、三重・四重の人的チェックが延々と続きます。
アナログな仕事です。
肉体作業
そのケース箱を数百個、積んだり下ろしたり、運んだり戻したり、結構な肉体労働が続きます。
秘密書類扱いなので、アルバイトや嘱託職員に委託するわけにはいかないからです。
入試課に限らず、地味で非効率な事務作業や肉体労働は、大学職員の宿命です。
その一方で、最初に見たように、IT・システムによって高度に合理的な仕組みを取り入れているのも事実。
民間企業のように、何でもかんでも合理主義で改革を実行しているわけではない状況が読み取れますね。
合理化が難しく「人海戦術」が求められる領域は、まだまだ大学内には多く残っています。
（面接官）「大学職員になったら、あなたはどのように活躍できますか？」
といった質問などがあった場合は、そういったデジタルとアナログのバランスが重要であることを認識しつつ応えられれば、大学職員の立ち位置を理解できており、面接官にも良い印象を与えられます。
大学職員の入試課の仕事内容【3】試験本番に向けた事務作業
受験生対応の仕事内容
入試の本番に向けた事務作業も結構大変です。
例えば、
- 試験会場・教室のセッティング
- 受験生誘導のシミュレーション
- 電車遅延の場合の対応マニュアル作成
など、万全の体制を整えるための事務作業が山のように発生します。
学内向けの仕事内容
受験生向けの対応だけではありません。
- 学内の試験監督者の手配
- 試験監督マニュアルの作成
- 試験後の答案運搬ルートの確保と厳重管理マニュアル作成
などにも追われます。
大学職員の入試課の仕事内容【4】後ろ向きの業務スタンス
地味な裏方業務
このように、入試課の仕事内容は100%単調な事務仕事です。
何か価値を生み出すといった企業的発想とは無縁。
ひたすら裏方業務を積み上げるだけの地味な仕事です。
社会的責任
ここまで地味な理由は、ほんの少しでもミスをすると受験生の将来を大きく左右することになるからです。
大学入試は、10代の若者の人生の岐路を預かる社会的責任がある重大業務。
入試はそんな位置付けだからです。
仮に出題ミスなどがあったらどうでしょう。
マスコミなどで大きく報道され、責任者が謝罪会見を開き、会見コメントでは揚げ足を取られ、さらにその火消しに追われるなど、延々と対応が続きます。
入試課の仕事内容の使命
このような事情から、入試課の仕事の使命は、
「ミスをしないための仕事」。
その1点のみです。
ミスをしないためなら時間もコストもかけ続ける。
そんな風に、極めて後ろ向きな業務スタンスとなります。
大学職員の入試課の仕事内容【5】前向きな業務
入試説明会
とはいえ、入試オフシーズンに入ると、今度は全国都道府県への出張業務が発生します。
いわゆる入試説明会に参加して、全国各地で入試広報を行うわけですね。
全国各地を廻る
入試説明会の仕事内容は、大学関係の合同イベントにブースを出して、受験生の相談に乗る係員、といったような感じです。
※様々な都市を巡ることになるので、この手の出張は、仕事とは別の側面でテンションを上げる職員も結構多いです。仕事さえ終われば、後は出張先で自由行動が取れるからですね。
海外での入試説明会
この入試説明会は国内だけではなく、留学生の確保も重要ですので、海外でも頻繁に行われます。
そのため、語学力がある入試担当職員は、海外出張の機会が多くなるのも特徴です。
大学職員の中で入試課は花形部署
理想の職員像を理解
大学にとって入試の重要性は極めて大きいもの。
そのため、どの大学でも入試関係の部署には職員の中でも、エース級の人材が配属される傾向にあります。
エース級とは、上の例に挙げたように、
慎重で堅実な職員
ということになります。
民間企業で求められているような、イノベーティブで改革意識が強く、どんどん新しい価値を生み出せるといった人材が求められているわけではありません。
仕事内容を理解できれば面接対応につながる
面接で入試課の仕事の話題になったときは、
「時代に合った入試改革を提案して受験生をもっと増やし、大学の知名度をあげることに貢献したいです。」
といった感じのコメントは、実際の職員業務とは何の関係もないことを理解しておきましょう。
逆に、
「各学部や先生方が入試改革などで受験生の確保に懸命に励んでいることと思います。
そういった先生方の努力が具体化できるように、私の売りである慎重で几帳面な点を存分に活かして、一切のミスが生じないように事務面で貢献したいと思います。」
といった感じであれば、職員像をよく理解できている高評価のコメントになります。
入試課に限った話ではありませんが、面接でよく見られる「焦点がズレているコメント」は以下のとおりです。
- 入試改革に関わりたい
- 国際化に貢献したい
- 研究費獲得のルート開拓をしたい
これらは企業的な発想がベースになっています。
大学の場合は、それらは教員がやることです。
大学職員を目指す場合は、どんな切り口の質問に対しても、あくまで職員力の延長線上に乗せてコメントすることがコツです。
職員力とは、すなわち、
慎重かつ堅実に事務を遂行できるタイプ
です。
大学職員の入試課の仕事内容の【まとめ】
入試課の仕事内容の理解はとても重要です。
その理由は、入試は世間一般にイメージしやすいだけに、面接でも話題に出しやすいから。
そこで注意したい点は、
「焦点がズレたコメント」や、
「誰でも応えられるような表面的なコメント」
をしてしまわないことです。
入試のように誰でも馴染みやすい話題を出すときの面接官の質問意図は、
「どれくらい大学職員のことをわかっているか」
をチェックする点にあります。
応えやすい話題になった時こそ「焦点がズレたコメント」をしないように準備して臨みましょう。
転職活動はとにかく情報戦です。
同じような切り口で、国際課の仕事内容について、以下の記事で公開しています。
いくつかの仕事内容を理解できているだけで、面接官は前のめりになりますよ。
今回の記事を読んで「自分には情報が足りないかも」と感じた人は、まずはこちらが第1歩です。
