大学職員の仕事内容は、配属部署によって大きく変わります。
特に大学の管理部門である
- 総務部
- 人事部
- 経理部
は、大学運営を支える中核部署です。
この記事では、元大学職員の経験をもとに
- 大学職員【総務】の仕事内容
- 大学職員【人事】の仕事内容
- 大学職員【経理】の仕事内容
を、転職希望者向けにリアルに解説します。
面接で評価される「大学職員理解」にもつながる内容なので、ぜひ参考にしてください。
元大学職員のai（あい）です！教務、国際、研究支援、経理、人事、学長室、と経験して20数年。早期退職を利用して引退。大学職員としての経験談をPR記事として公開中！
※当サイトの「大学職員への転職支援コンテンツ」の全体像が掴めるスタート地点となる記事はこちらです。
👉 大学職員への転職ロードマップ（元大学職員編集）
まずは、全体像をざっとみておきましょう。
ひと目でわかる大学職員（総務・人事・経理）の仕事内容
大学の管理部門の中核は、総務部、人事部、経理部です。
全体像を一覧で表すと以下の通りです。
| 部署 | 仕事内容 | 特徴 |
|---|---|---|
| 総務 | 評議員会・理事会・式典・規程管理 | 大学事務運営の司令塔 |
| 人事 | 給与処理・採用・評価 | 教員・職員にまたがる複雑な給与制度 |
| 経理 | 帳簿管理・予算・決算・研究費管理 | 学校法人会計基準 |
👆これを前提に、それぞれの仕事内容を、面接対策を交えながら解説していきます。
ちなみに、この表に出てくるフレーズ全てが、面接中の「具体的フレーズ」として使いまわせます。
大学職員【総務部】の仕事内容｜大学運営を支える中枢部署
大学職員の総務部は、大学法人の運営を支える中心部署です。
主な仕事内容は、
- 理事会・評議員会の運営
- 規程や学則の管理
- 式典や大学イベントの運営
などです。
評議員会とは企業で言うと株主総会に近い存在で、理事会とは取締役会のようなイメージです。
総務部の業務範囲は広い
総務部は、言葉が示す通り「総合的な事務」を扱っている部門です。
大学によっても、同じ総務部とはいえ、その業務フィールドが七変化するのが通常。
例えば、
- 危機管理対応（コロナ対策、震災対応など）
- 法改正への対応
- 顧問弁護士事務所との連携業務
などを総務部で行なっているケースも多いです。
さらに大学によっては、
- 秘書業務
- 広報業務
- 卒業生や寄付金受付業務
などを総務部で行っている大学もあります。
⚫︎面接で評価される理解ポイント【組織図に目を通しておこう】
面接前に組織図に目を通しておくと、本番で効果が出やすいです。
総務部を軸に置いて大学の組織を眺めると、その大学の事務運営の骨組みが理解できます。（早稲田大学の例（組織図））
この辺りを当然のように理解していたりすると、面接する立場としては、
「あ、わかってるねぇ（さすが中途採用）」
といった心理状況になり、印象も良くなります。
大学特有の総務部の業務は「式典運営」
大学特有の総務部の業務内容といえば、式典の主催と言えるでしょう。
入学式や卒業式などの運営です。
多くの大学で、入学式や卒業式は、総務部が主要部署となって実施されています。
式典の運営
入学式や卒業式は、中堅以上の大学だと数万人単位の来場者を迎える一大イベントです。
規模感は、日本武道館や横浜アリーナ、大阪城ホールの貸切レベル。
予算も1回で数千万円規模になるのが普通です。
総務部の職員は、
- イベント会社と運営調整➡︎音響や照明の管理
- 式典の進行シナリオを作成➡︎該当部署と連携
- 来賓のハイヤー手配や謝礼金、控室の準備
などをします。
また、遠隔会場へのライブ中継の手配などもやります。
都市部の大学なら、地方会場も借り切ったり、そこに大型スクリーンを複数個手配し、リハーサルを入念に行い、そして質の高いアーカイブが残せるように打ち合わせを繰り返します。
式典の本番
式典当日は、総務部スタッフが、
- 大会場で来場者の誘導をしたり
- 交通機関の乱れがあれば、スケジュール変更に対応したり
- 体調不良者が出たら医務室に連れて行って対応したり
などでバタついた、慌ただしい1日になります。
元大学職員の総務部でのリアル
私が総務部にいた時は、卒業式の会場設営で前日は21時まで、当日は朝7時集合でした。
学生の前では華やかな式典ですが、裏側では職員が数百人単位で走り回っています。
大学職員＝デスクワークというイメージを持つ人も多いですが、実際はこのようにイベント運営の現場仕事も多いです。
大学ではイベント対応の業務が多い
実は式典に限らず、また総務部に限らず、大学にはこういったイベントごとは結構あります。
例えば、
- 入試
- 学園祭
- オープンキャンパス
といったところが主なイベントのイメージ。
また、
- 様々な表彰式
- 著名人を招いての講演会
- 大学や学部の設立●●周年記念式典
などの運営も職員が事務局です。
1年以上の準備期間を設けることも珍しくありません。
当然、イベント開催日が土日だったりすると、本番時の休日勤務が発生したりもします。
⚫︎面接で評価される仕事理解ポイント【デスクワークだけではない】
大学職員は事務作業だけではなく、各種催し事の現場要員としても重要な役割を担っています。
現場では、緊急対応でダッシュしたり、重い荷物を運んだり、大声を出して会場誘導にあたったり、といった業務もありますので、その点を理解して面接にのぞみましょう。
猛暑、積雪、台風などと重なると、結構大変です。
面接で、
「え、デスクワークだけじゃないんですか？」
といった反応を見せてしまってはNGです。
続いて、人事の仕事内容です。
大学職員【人事部】の仕事内容｜教職員を支える人材戦略部門
管理部門の人事部の仕事内容について見ていきましょう。
民間企業と同じような仕事内容
人事部は、大学職員業務の中でも、本流の部署の一つと言えます。
やっていることや、部署としての重要度は民間企業と変わりないかもしれません。
- 職員執務評価の制度を設計したり、
- 人材育成の戦略を立案したり、
- 給与制度を整えたり、
と、「ヒト」を通して組織の骨組みを整える仕事ですね。
ですが、大学という「教育・研究機関での制度設計」という点が企業と異なります。
そのため、大学組織のことを広く深く理解できてこそ、初めて携われる仕事と言えます。
「人件費」を預かる人事部の仕事内容
「人件費」が組織の経営を圧迫しているのはどの組織でも同じです。
大概は人件費率を、いかに下げられるかが経営上の重要課題。
人件費を下げるのは難しい
かといって、給与水準などを下げれば組織の士気が下がります。
特に大物研究者など、貴重な人材がライバル大学に流れ出てしまっては、大学の実力低下に直結します。
また、インフレの時代に入ると、
- 運営費（光熱費や建築費など）は上昇する
- でも授業料（収入）は簡単には上げられない
- 一方で、研究設備や給与水準を上げないと良い研究者がこない
このような状況の中で、全支出の4割以上を占める人件費を、どのように圧縮するかが非常に難しい課題となっています。
人件費を上げるのは簡単だが課題も多い
逆に人件費の水準を上げることは簡単です。
ですが、少し上げただけでも、年間数億円単位の経費のカサ上げにつながったりします。
その上、一度上げてしまうと、元の水準に戻すことは一筋縄ではいきません。
そもそも、学生からの貴重な学費を人件費に注ぎ込むという発想自体が社会的バッシングの対象になります。
こういった大学経営上の重要課題をコントロールしているのも、人事部の業務のうちの一つです。
人事部は細かな仕事内容が多い
一般的な労務（給与計算や入退職手続き、社会保険の諸手続きなど）も、大学ならではの特徴があります。
理由は、非常勤講師や任期付教員などが多いため、扱う人数が膨大になるのが大学の傾向だからです。
⚫︎面接で評価される仕事理解ポイント【大学の研究者の労務は激務】
特に理系が強い大学だと、国の補助金で研究員を採用することがほとんどなので、労務で扱う人数の出入りがケタ違いに跳ね上がります。
有期や非常勤は1年単位で契約が満了・更新となる上、国の補助金のルールが複雑で、さらにお役所向けの書類作業が激増するからです。
このような「古典的な事務処理」が多いのが、大学人事労務の特徴です。
今の職場のDX化に馴染んだ目線だけではなく、昔ながらのデスクワークを柔軟に理解しながら面接に臨んでください。
教員採用は学部が実施する
ちなみに、教員の採用については、ほとんどの大学は人事部ではなく、「学部」主導で採用を行っています。
つまり法学部なら法学部が、理学部なら理学部が単独で選考を行っているという形です。
教員採用は、研究者・教育者としての採用なので、その業績判断は同じ専門分野の教員しかできないからですね。
また、教員・研究者というのは、ある意味、その大学または学部の品質を示す商品ともいえます。
大学としてのステイタスを維持するためにも、教員採用は学部の聖域扱いのような位置付けです。
面接で、その大学での研究者について話題が出たときは、このあたりを認識しておきましょう。
⚫︎教授の職位について
よく「客員教授」や「研究特任教授」「招聘（しょうへい）教授」などと、ちょっとよくわかりにくい肩書きでテレビや著書などに出ている人がいますね。
まあ大学の教授なんだろうな、とあまり深く考えることもないと思います。
これらは、大学とゆるやかな研究・教育協力関係にある外部研究者、といったニュアンスの人たちです。
1円も給料が出ていないケースも多いですが、お互いにメリットがあるので成り立っている仕組みです。
大学にとっては広報価値がありますし、本人にとってはステイタスとして利用できたりするからです。
ここは大学における人事戦略の一つと言えます。
ちょっとした知識として知っていれば、面接でもアピール可能です。
最後は経理の仕事内容です。
大学職員【経理部】の仕事内容｜大学の財務を支える重要部署
経理という領域に今まで縁がなかった方は、経理なんて専門職は自分には関係ない、と思うかもしれません。
ですが、大学職員の場合は、人事異動で経理配属となるケースは普通にあり得ます。
経理の仕事内容に関心を持つことは重要
文学部出身だろうが外国語学部出身だろうが、面接では、「経理部への配属もあり得ますよ」、と指摘することはよくあります。
この時、「想定外だった」という反応をしてしまうとNG。
理由は、大学職員のキャリアパスは、ジェネラリスト養成が基本だからです。
これまで経理に縁がなくても、色んな仕事に興味関心を示してくれる応募者は、面接官の立場としては好印象に繋がります。
大学の資産と通帳を管理する仕事内容
大学の経理といっても、企業と同じく基本的には、
- 送金・入金などの経理処理
- 資産管理や税務処理
- 予算編成・決算処理
などが中心になります。
そして、顧問監査法人と、会計課題や問題点を日々、議論します。
仮に下っ端で配属されたとしても、打ち合わせに同席したり書記をしたりで、いやでも財務知識が身に付きます。
帳簿を通して法人活動の「全て」が見える
さらに、日々の伝票処理で、1円の活動から100億円の活動まで、大学の「全ての」活動が、証憑という形で「必ず」経理部の目を通ります。
それを通して、法人活動の血流を事実として客観的に知ることができます。
そのため、経理経験は、真の大学の姿を理解できるといっても過言ではありません。
例えば、
- ●●学部は補助金獲得は多いが、その影響で支出が増えている、とか
- ●●キャンパスは郊外にあるが、〜の面で数字上は経営効果が高い、とか
- この寄付金を年3％で運用に回すと、学生●名分の留学プログラムを作れる
等々を「事実として」主張できるようになります。
財務部長経験者が、後の事務総長などの大学管理部門のトップになることが多いのも何となく理解できるのではないでしょうか。
⚫︎面接で評価される仕事理解ポイント【事業報告書を見ておく】
採用面接では、
- その大学の全体の収入・支出はどれくらいか、
- そのうち学費収入の割合はどれくらいか、
- 補助金はどれくらいもらっているのか、
等々のキーワードを散りばめながらコメントをすると、「経理部への配属もあり得る」ことが分かっている応募者として、一歩リードできるでしょう。
👆この辺りの情報は、慣れない決算書を見る必要はなくて、「事業報告書」に目を通しておけばエッセンスだけを吸収できます。
「事業報告書」とは、企業でいうところの「アニュアルレポート（年次報告書）」です。私立学校法で義務付けられている資料なので、全ての大学が公開しています。
元大学職員の財務部でのリアル
大学の経理・財務部で実際に働いてみると、想像以上に学内のほぼ全てのキャンパス・学部・部署と調整する仕事が多く、大学全体を正確に把握できるようになった部署です。
⚫︎予算編成で経営の未来を知ることができる
例えば予算編成の時期になると、各学部や部署から提出される予算要求をヒアリングすることになるので、個々の部門の現実を知ることができます。
その上で、執行部へ全体予算案を説明し、その執行部から調整すべき指示案件を受けて片付けていきます。
このような業務を経験することで、大学全体がどのような未来像を描いているのかをリアルに把握できるようになるわけです。
⚫︎決算で過去と事実を正確に理解できる
逆に、決算期は過去の1年間の総まとめの作業になります。
予算編成は経営方針と密接に関わる未来型の作業ですが、逆に決算は、その経営方針の答え合わせをするようなイメージです。
2ヶ月ほど残業に追われる日々が続きますが、各部門の答え合わせを積み上げて、大学全体の成績を数字で導き出す大変な作業でした。
付属病院の財務的存在感をおさえておく
ちなみに、医学部を持つ大学の場合は、付属病院が生み出す収益へのインパクトが強烈です。
その点も豆知識的に仕入れておくと、視野の広さも示せて面接では有利。
例えば日本大学のように、大学全体の収入のうち半分以上は付属病院からの収入で占めている、といったケースも珍しくありません。
大学職員（総務・人事・経理）の仕事内容まとめ
大学職員の管理部門は、大学運営の基盤を支える重要な部署です。
この記事では、
- 総務部：大学法人の運営管理
- 人事部：教職員の人材戦略
- 経理部：大学の財務管理
という3つの部署の仕事内容を紹介しました。
大学職員の採用面接では、「大学組織をどれだけ理解しているか」がよく見られます。
この記事の内容を理解しておくだけでも、面接での受け答えに説得力が出るはずです。
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※当サイトの「大学職員への転職支援コンテンツ」の全体像が掴めるスタート地点となる記事はこちらです。
👉 大学職員への転職ロードマップ（元大学職員編集）
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