大学職員の入試課は、大学の入口を担う重要な部署です。
学生募集の成果がそのまま大学経営に直結するため、入試は大学運営の中でも最重要業務の一つとされています。
その入試業務を実務面から支えるのが、大学職員の入試課です。
大学職員の入試課の主な仕事内容は次の5つです。
- 出願処理（書類確認・データ処理）
- 入試問題の管理
- 試験当日の運営
- 入試データ分析
- 入試広報
この記事では、元大学職員の経験をもとに、入試課の仕事内容をリアルに解説します。
大学入試を支える職員の仕事を、具体的な業務ごとに紹介します。
元大学職員のai（あい）です！教務、国際、研究支援、経理、人事、学長室、と経験して20数年。早期退職を利用して引退。大学職員としての経験談をPR記事として公開中！
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入試課の仕事内容【結論】
大学の中で、入試業務は、ほぼ全教職員が一丸となって携わる重要な業務です。
その事務面を一手に引き受けるのが入試課で、以下のような業務を行います。
| 業務 | 内容 |
|---|---|
| 出願処理 | Web出願データ確認、書類不備チェック |
| 試験運営 | 試験会場準備、監督配置 |
| 試験問題管理 | 機密書類の厳重管理 |
| 入試広報 | 説明会、高校訪問 |
| 入試データ分析 | 志願者統計、入試制度改善 |
このように入試課は、単なる事務作業だけにとどまらず、大学の入試を安全かつ公平に実施するための運営全体を支えるポジションにあると言えます。
大学職員の入試課の役割と重要性
大学の中で入試の扱いは別格で、入試シーズンはまさに入試課が大学の中心的存在になるほどです。
入試課の役割（ノーミス、公平性）
特に大学入試は、受験生の将来を左右する重要な制度でもあります。
そのため入試課では、
- ミスを絶対に起こさないこと
- 情報漏えいを防ぐこと
- 公平な試験運営を維持すること
といった点が、非常に強く求められます。
こうした責任の大きさから、大学の中でも入試課には慎重で信頼性の高い職員が配置される傾向があります。
入試課の役割（大学広報）
また、入学試験の運営以外では、受験生を確保するための広報活動も重要な業務です。
- 入学説明会の実施
- 広報戦略の立案
- 受験マーケティング
なども柱となる業務です。
では実際に、大学職員の入試課ではどのような仕事が行われているのでしょうか。
次の章から、具体的な仕事内容を見ていきましょう。
入試課の仕事内容【1】出願処理（Web出願・書類確認）
入試課の基本となる業務が出願処理です。
そのポイントとなるのは、
- 大量の処理
- 公平性を重視
- ITスキルが必須
この3点です。
出願書類のチェックから始まる
出願期間中は、職員は受験生全員の出願書類を隅から隅まで、朝から晩までチェックします。
そして受験資格や提出書類の不備がゼロになるまで、数千・数万人規模の書類を処理。
私立大学の出願者数は、10万人を超える大学も珍しくないので、結構大変な業務です。
出願処理は公平性を重視する
極限まで「公平性」を意識するのが入学試験。
そのため、軽微な書類不備だからといって、
「大目に見る」
という処理は一切ありません。
大目に許してしまうと、時間をかけてきっちりと書類を整えてきた受験生と不公平になるからです。
データ処理をする
Web出願された大量のデータを、管理システムを使用して適切に処理していきます。
特に、入力後のデータベースを操作する処理で神経を使います。
一括で数万件の処理をするのが目的ですが、裏を返すと、一括で「間違った」数万件の処理をしてしまうリスクがあるからです。
システム操作の「カン」が未熟だったり、慎重性を欠いたりすると、受験生の人生を左右するほどの許されない大きな失敗をしてしまうことになりかねません。
入試課の仕事内容【2】入試問題の管理とセキュリティ
入試課は、厳重な情報管理が求められる部署でもあります。
主に以下の視点で、入試業務のセキュリティを語れます。
- 試験問題・問題作成者の漏洩管理
- アナログな確認作業が多い
- 肉体作業もある
セキュリティを重視するが故に肉体作業が伴うという点は、意外と盲点かもしれません。
情報を厳重に管理する
まずは試験問題について。
これは、最重要秘密書類として、
「そこまでやるの！？」
というくらいの厳重な保管体制が取られます。
問題作成者の情報なども漏れてしまうと一大事となるため、セキュリティには細心の注意を払いながらの業務となります。
延々と確認を繰り返す
試験問題が入っている金庫のように頑丈で重いケース箱が、数百個に及ぶことも珍しくありません。
それを専任職員が施錠・開錠して、繰り返し確認作業を行います。
- 「10時13分、本部より運搬開始、500〜630の130ケース」
- 「目的地は東京キャンパス、経済学部裏門」
- 「運搬は山田チーム、車体ナンバーA39287」
といったイメージです。
声を出しての読み合わせや、三重・四重の人的チェックが延々と続きます。
非常にアナログな仕事です。
肉体作業を伴う
そのケース箱を数百個、積んだり下ろしたり、運んだり戻したり、結構な肉体労働が続きます。
秘密書類扱いなので、アルバイトや契約職員に委託するわけにはいかないからです。
入試課に限らず、地味で非効率な事務作業や肉体労働は、大学職員の宿命です。
一方で、IT・システムによる合理的な仕組みを取り入れているのも事実。
民間企業のように、 AI導入を進めれば全て合理的に解決するわけではない状況が理解できると思います。
（面接官）「大学職員になったら、あなたはどのように活躍できますか？」
といった質問などがあった場合は、そういったAIとアナログのバランスが重要であることを認識しつつ応えられれば、大学職員の立ち位置を理解できており、面接官にも良い印象を与えられます。
入試課の仕事内容【3】試験当日の運営（会場・監督・誘導）
入学試験の運営は、以下の2つの側面で準備を進めていきます。
- 対受験生向けの運営業務
- 学内の関係者向けのマネジメント業務
受験生対応の仕事内容
入試の本番に向けた事務作業は結構大変です。
例えば、
- 試験会場・教室のセッティング
- 受験生誘導のシミュレーション
- 電車遅延の場合の対応マニュアル作成
など、万全の体制を整えるための事務作業が山のように発生します。
机の上に貼ってある「受験番号」一つとっても、絶対に間違えないように繰り返し確認をしています。
学内向けの仕事内容
受験生向けの対応だけではありません。
- 学内の試験監督者の手配
- 試験監督マニュアルの作成
- 試験後の答案運搬ルートの確保と厳重管理マニュアル作成
などにも追われます。
試験監督者の現場対応にバラツキが出ないように、徹底して事前レクチャーを行ったりもします。
入試課の仕事内容【4】入試データ分析とIT業務
入試課の仕事は入試運営だけではなく、大量の出願者のデータベースをもとに、マーケティングも行います。
的確な分析資料を作成し、次年度以降の入学広報や、入試制度改革に役立てるためです。
入試分析にはITスキルが必須
となると、業務には必然的に、基礎的な、あるいはそれ以上のITスキルが必須といえます。
各学部からは、
- 受験必須科目と選択科目と志願者数の相関関係はどうなっているか
- 昨年の入学広報のターゲットは適切だったか
- 一般入試と推薦入試の合格者数の比率は適切か
といったリクエストがあがってきます。
大学職員は、VBAやマクロを組むことはもちろん、SQL（データベース）を深く理解できている人も結構多いです。
採用時にはITポテンシャルでOK
とはいえ、未経験でも尻込みする必要はありません。
前向きな姿勢を持っていれば大丈夫です。
このポテンシャルを伝えるのが面接時のコツです。
面接では以下のような感じで、備えているITスキルがあれば、具体的にアピールするといい感じです。
- Word；「MOS Associate」レベル
- Excel；テーブル管理、構造化参照、ピボットグラフを用いたリスト作成
- Power Point；「MOS Specialist」レベル
- Access；クエリ操作、データ抽出
- Web；HTML・CSSのコーディング、JavaScriptレベルのプログラミング
もしくは、生成AIを効率的に使って、上記のような作業に慣れ親しんでいるという文脈でのアピールでもOKです。
入試課の仕事内容【5】入試広報（説明会・全国出張）
入試課の柱となる業務には、大学を受験生向けに広報する、という側面もあります。
入試説明会
入試オフシーズンに入ると、全国都道府県への出張業務が発生します。
いわゆる入試説明会に参加して、全国各地で入試広報を行うわけです。
全国各地を廻る
入試説明会の仕事内容は、大学関係の合同イベントにブースを出して、受験生の相談に乗る係員、といったような感じです。
※様々な都市を巡ることになるので、この手の出張は、仕事とは別の側面でテンションを上げる職員も結構多いです。仕事さえ終われば、後は出張先で自由行動が取れるからですね。
海外での入試説明会
この入試説明会は国内だけではなく、外国人留学生の確保も重要ですので、海外でも頻繁に行われます。
そのため、語学力がある入試担当職員は、海外出張の機会が多くなるのも特徴です。
コンテンツ制作
ホームページやSNS対策はもちろん、「法人部門の広報部」と連携して、入試課も大学のブランディング戦略に携わります。
例えば、近年で話題になったのが、千葉工業大学の歴史的快挙です。
正直、「え？千葉工業大学？！」と思われるかもしれません。
しかし、受験者数で11年連続首位を保ってきた、巨人近畿大学を抜いて、受験者数全国1位のタイトルを千葉工業大学が取ったのです。
ワールドカップサッカーの決勝リーグ本戦で、あたかも日本代表がブラジル代表に勝ったと同じくらいのインパクトある出来事です。
その劇的な躍進を成し遂げた理由としては、受験生向けのブランディング戦略に成功したから、と分析されています。
私立大学関係者をザワつかせた出来事なので、面接中に話題になったりした時に、知っておいて損はないネタです。
入試課の繁忙期と働き方
大学職員という職種は、全般的には、穏やかでユルい働き方なのが一般的です。
しかし、部署ごとに個別の事情で、それなりに繁忙期もあります。
入試課の場合は、
- 繁忙期：1月〜2月
- 残業：繁忙期は多い（平均20時の感覚）
- 休日出勤：あり（主に入試当日のみ）
無駄に忙しいわけではなく、「必要に駆られて忙しい」、といった感じで、ある意味合理的でもあります。
元大学職員が見た入試課のリアル
入試課の仕事をまとめると、以下のように表現できます。
- 本番前は神経戦
- ミスが許されないプレッシャー
- 繁忙期だけは残業が多い
と同時に、学内で最大の注目を集める部署でもあるため、
- 全学部長から実務面で頼りにされる
- 学長、理事とも臨戦体制で連携する
- 事務総長、各部長に対しても指示出しをする
といった重責を担う、大変やりがいのある部署と言えるでしょう。
以上が、入試課のコアとなる業務の紹介でした。
最後に、これらの前提を理解した上で、実際、面接にどう活かすかを見ていきましょう。
入試課に求められる能力
入試課の職員に求められる能力は、大学職員全般に求められる適性とほぼ一致します。
要約すると、以下のフレーズで表現できます。
- 慎重でミスを嫌う性格
- セキュリティ意識
- データ処理が得意
- 繁忙期の残業耐性
企業で重視されるイノベーティブな思考ではなく、堅実な側面が重視されることが理解できるのではないでしょうか。
大学職員の入試課は花形部署
大学にとって、入試の重要性は極めて大きいため、どの大学でも入試関係の部署には職員の中でも、エース級の人材が配属される傾向にあります。
エース級とは、上の例に挙げたように、慎重で堅実な職員、ということになります。
面接で評価される入試課の理解
面接で入試課の仕事の話題になったときは、
といった感じのコメントは、実際の職員業務とは何の関係もないことを理解しておきましょう。
逆に、
といった感じであれば、職員像をよく理解できている高評価のコメントになります。
面接で気を付けたいコメント
入試課に限った話ではありませんが、面接でよく見られる「焦点がズレているコメント」は以下のとおりです。
- 入試改革に関わりたい
- 国際化に貢献したい
- 研究費獲得のルート開拓をしたい
これらは、付加価値を重視する、企業的な発想がベースになっています。
大学の場合は、それらは教員がやることです。
大学職員の面接で基本となる考え方
大学職員を目指す場合は、どんな切り口の質問に対しても、あくまで職員力の延長線上に乗せてコメントすることがコツです。
職員力とは、すなわち、
慎重かつ堅実に事務を遂行できるタイプ
です。
大学職員の入試課の仕事内容【まとめ】
入試課の仕事内容の理解はとても重要です。
その理由は、入試は世間一般にイメージしやすいだけに、面接でも話題に出しやすいから。
そこで注意したい点は、
「焦点がズレたコメント」や、
「誰でも応えられるような表面的なコメント」
をしてしまわないことです。
入試のように誰でも馴染みやすい話題を出すときの面接官の質問意図は、
「どれくらい大学職員のことをわかっているか」
をチェックする点にあります。
以上です！
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